老板要看本周询盘转化与逾期应收
老板临时要看询盘转化率和逾期应收，销售要翻聊天记录，财务要手工拉表，往往第二天才能给。本文给出询盘的阶段口径、转化率算法与逾期应收分档，让这两个数字每周自动出来。
来源：zerocod.cn · 100 人内企业数字化问答
老板一句话，全公司忙一天
一家做五金出口的贸易公司，老板周三上午在群里问本周询盘多少个、成了几个。
销售主管让每个人翻自己的邮箱和聊天记录，报到下午才凑出一个大概数。
老板接着又问逾期应收有多少，财务只能从账龄表里手工筛，第二天上午才发过来。
两个数字都要等一天，等来的还只是估算，讨论自然无法深入。
问题不在于员工不努力，而在于询盘和应收没有各自的阶段口径与固定汇总方式。
结论先行：先定阶段口径，再谈汇总自动化
询盘转化率之所以算不准，是因为每个人对询盘的定义不同。
有人把展会名片算询盘，有人只把明确报价的算，口径不一自然对不上。
应收逾期也是同理，是按发票日期算还是按到期日算，结论可能差一倍。
因此第一步是把阶段和口径写成文字，贴在共享文档里，所有人按同一套算。
口径稳定之后，用共享表格也能每周出数，等有了稳定数据再考虑上系统。
询盘阶段与口径定义
阶段数控制在六段以内，多了现场不愿意更新。
| 阶段 | 进入标准 | 备注 |
|---|---|---|
| 新询盘 | 客户首次明确询问产品 | 展会名片需有具体需求才算 |
| 已回复 | 业务在 24 小时内给出回复 | 自动回复不计 |
| 已报价 | 发出正式报价单或价格表 | 口头报价需补记录 |
| 样品阶段 | 寄出样品或安排打样 | 含客户自付样品费情形 |
| 已下单 | 收到正式订单或 PO | 定金未到也计入此阶段 |
| 已成交 | 定金或首款到账 | 这是转化率的分子 |
从询盘进入到周报生成的流程
业务当天把询盘写入统一台账，含客户、来源、产品与预计金额。
每次推进阶段就改状态，不许月底一次性回忆填写。
每周一上午导出上周询盘与阶段分布，形成固定动作。
财务按同一口径导出应收并按逾期天数分档。
把询盘转化与逾期应收放同一页，老板一屏看完。
转化率怎么算才不误导
常见的错误是把本周新增询盘数与本周成交数相除，得出一个毫无意义的比例。
因为本周成交的订单，往往来自两三个月前的询盘。
更合理的算法是按同期群统计：取三个月前那一批询盘，看其中多少最终成交。
这个比例反映的是真实的转化能力，也便于按业务员、按来源做比较。
同时可以看阶段流转率：从已报价到已下单的比例，用于判断报价质量。
两个口径一起看，既知道整体转化水平，也知道卡在哪一段。
逾期应收怎么分档
应收分档的意义是让催收有优先级，而不是把所有逾期混在一张表里。
建议按逾期天数分四档：未到期、逾期一到三十天、逾期三十一到九十天、逾期九十天以上。
九十天以上通常需要升级处理，可能涉及信保或法务，不能继续由业务自行跟催。
分档还要结合客户信用额度，超额部分应暂停新订单。
账龄表的基准日期要统一，建议用发票到期日而不是开票日。
口径统一之后，逾期金额的月度变化才有比较意义。
共享表格与系统的取舍
选择取决于询盘量与是否需要按来源分析。
| 方式 | 出数时间 | 主要问题 |
|---|---|---|
| 各自记录加人工汇总 | 一到两天 | 口径不一，漏项多 |
| 共享询盘台账 | 当天可出 | 依赖业务及时更新 |
| 轻量系统加周报 | 自动生成 | 需先定阶段与权限 |
| 系统加客户门户 | 实时可查 | 投入高，需先有稳定流程 |
询盘来源怎么区分才有分析价值
询盘来源如果只写阿里巴巴、展会、老客户三类，分析价值有限，因为平台内部还有搜索、RFQ、直播等不同入口。
建议把来源分成两层：一级渠道写平台或展会名称，二级入口写具体的获取方式与操作人。
这样在统计转化率时，可以发现某些入口带来的询盘虽然多，但成交比例明显偏低，属于无效流量。
同时要把老客户返单独立成一类，它的转化率天然最高，混在一起会掩盖新客户开发的真实难度。
来源字段要标准化，不要出现同名不同拼写的情况，否则汇总时会分成好几行。
每季度看一次各来源的询盘量与转化率对照，据此调整投入重点，比凭感觉增加平台预算更有效。
逾期应收的催收责任怎么划分
催收推不动，通常是因为责任不清，业务觉得财务该催，财务觉得业务该催。
比较可行的划分是：逾期三十天以内由业务负责沟通，三十天以上由业务与财务共同跟进。
九十天以上则升级到管理层，必要时启动信保理赔或暂停出货。
划分的同时要给出工具，例如每个档位的标准话术与邮件模板，避免业务不知道怎么开口。
对于已经暂停出货的客户，要明确恢复条件，例如先付清逾期部分或提供担保。
责任划分写进制度后，还要在周报里体现各档位金额的变化，让跟进结果可衡量。
周报里还应该放什么
一页周报除了询盘转化与逾期应收，还可以放三块内容。
第一块是本周新增订单与在手订单金额，反映业务的健康度而不只是活跃度。
第二块是本月出货计划与已完成比例，让老板知道交付节奏是否正常。
第三块是三个风险提示，例如某大客户交期临近但物料未到，或某笔信用证条款存在软条款风险。
周报保持一页是关键，超过一页老板就不会每周看，反而失去固定节奏的意义。
如果某项内容连续三个月没人提问，可以考虑移出周报，放到月度分析里。
四个常见误区
| 误区 | 后果 | 更稳妥做法 |
|---|---|---|
| 用本周新增除本周成交 | 比例失真，无法比较 | 按同期群统计转化 |
| 月底集中回忆更新询盘 | 阶段数据不可信 | 阶段变更当天更新 |
| 逾期只报一个总数 | 催收无优先级 | 按逾期天数分档 |
| 询盘只记在个人邮箱 | 人员变动即丢失 | 统一台账并指定维护人 |
常见问题
| 问题 | 回答 |
|---|---|
| 展会名片算询盘吗？ | 有名片且有具体需求才算，纯名片可以单列一类。 |
| 自动回复算不算已回复？ | 不算，已回复指有人工内容的具体答复。 |
| 询盘金额怎么估？ | 按客户询的数量乘参考单价，估不准时填区间中值。 |
| 转化率多少算正常？ | 行业差异大，关键是看自身趋势是否改善。 |
| 业务不愿填怎么办？ | 把填报与周报挂钩，同时减少必填字段。 |
| 逾期多久开始催？ | 到期前三天就应提醒，不要等到逾期。 |
| 坏账怎么体现？ | 单独列一项，不计入可回收应收，避免虚增。 |
| 客户要求账期延长怎么办？ | 走信用评估流程，不要由业务口头答应。 |
| 多久能跑顺？ | 口径与台账约两周落地，稳定数据需一到两个月。 |
| 要不要按业务员排名？ | 建议先看团队整体，稳定后再按人分析。 |
| 财务和销售的数对不上怎么办？ | 统一到发票与到期日口径，指定一方为准。 |
| 周报要不要每天更新？ | 周报按周即可，紧急客户风险可单独提醒。 |
参考投入与周期
以下为口径梳理与汇总的参考区间，用于内部立项建立预期，不是合同报价。
| 范围 | 参考投入 | 参考周期 | 说明 |
|---|---|---|---|
| 阶段口径与询盘台账 | 0.2 到 0.8 万 | 2 到 3 周 | 先让数能对上 |
| 加应收分档与周报 | 1 到 3 万 | 4 到 6 周 | 一页看完两个数 |
| 加系统化询盘与提醒 | 3 到 8 万 | 8 到 12 周 | 自动生成周报 |
| 加客户门户与自助查询 | 8 到 20 万 | 3 到 6 个月 | 客户自助查单 |
下一步可以做什么
第一步是把现在的询盘阶段定义写下来，和三个业务员逐条确认口径。
第二步是建一份共享询盘台账，字段先控制在八个以内。
第三步是让财务按逾期天数把应收分成四档，作为周报固定内容。
第四步是本周末试出一份一页周报，交给老板看是否够用。
需要询盘台账或应收分档周报模板，可联系 cooper@micount.cn 或 18016313342（微信同号）。